Saya nak buat SOP!

Macam mana nak buat SOP ya?

Itu antara soalan yang selalu juga saya dengar. Biasanya soalan itu keluar dari mulut usahawan yang bisnesnya dah berjalan. Dah ada sales yang melepasi breakeven. Dah mula buat untung tapi …

Tapi taukeh biasanya tak menang duduk. Ada saja kerja nak kena buat. Lari sana lari sini. Ke hulu ke hilir macam lipas kudung. Taukeh kena ganggu daripada pelanggan, keluarga dan paling kerap, dari pekerjanya sendiri.

Bila jadi macam itu, perkataan SOP ni akan keluar. Tentu dia pernah dengar cakap-cakap dari orang yang berpengalaman. Dari orang yang biasa kerja dengan syarikat yang kukuh terutamanya syarikat mutinational.

Kalau anda juga masuk dalam kategori orang yang sedang cari macam mana nak buat SOP.

Artikel ini khas untuk anda. Ini adalah perkongsian dari En Azad Jasmi. Anda boleh dapatkan maklumat untuk berhubung dengan En Azad pada akhir artikel ini.

Macam mana nak buat SOP perniagaan

Hampir setiap kali saya menjalankan sesi Coaching atau latihan bertajuk “Business Reengineering & Transformation” saya akan dihujani dengan persoalan dari peserta tentang “.. bagaimana nak buat SOP?”.

Setiap kali kita mengambil pekerja baru syarikat, kita tidak boleh mengharapkan mereka mengetahui segala-galanya dari hari pertama.

Walaupun anda pasti perlu meluangkan masa untuk melatih mereka, masa selalu tidak cukup untuk latihan.

Itulah sebabnya syarikat perlu lestarikan pembentukan SOP atau Standard Operating Procedures.

Dokumen proses penting ini mengandungi arahan yang diperlukan untuk menyelesaikan proses kritikal dalam sesebuah syarikat.

Penerangan Ringkas Cara Membuat SOP

Berikut di terangkan 7 langkah mudah bagaimana nak buat SOP untuk perniagaan yang anda jalankan sekarang.

1. Wujudkan Task Force

HR dan Ketua Jabatan & Ketua Unit berada dalam pasukan membuat SOP.

Pihak lain yang terlibat biasanya adalah konsultan atau Coach. Perlu pastikan setiap anggota dalam Task Force ini tahu proses dan cara kerja setiap jabatan dan unit.

Terdapat juga ketua jabatan atau unit yang sudah lama bekerja tetapi masih belum tahu proses sebenar perjalanan dari “A to Z” jabatan mereka. Jadi perlu himpunkan semua agar prosesnya diketahui secara menyeluruh.

2. Membuat “Peta” Perjalanan Proses Kerja atau Ekosistem

Ahli kumpulan ini akan mempelajari keseluruhan proses yang berlangsung dalam organisasi.

Mereka bukan sahaja perlu tahu proses unit atau jabatan mereka tetapi perlu mengetahu proses jabatan lain juga.

Setiap jabatan perlu merangka proses “Bermula” dan “Akhir” di jabatan mereka sebelum mereka “serahkan” dokumen atau tugas kepada jabatan lain atau klien untuk diproses.

Task Force perlu mendapatkan gambaran yang jelas bagi memahamkan setiap Ketua Jabatan dengan proses jabatan lain.

Ini kerana setiap kita bekerja sebagai satu “one big family” dan proses ini perlu difahami oleh semua warga organisasi tersebut.

3. Pengumpulan Data dan Fakta Untuk Membuat Dokumen SOP

Setelah mendapatkan gambaran makro (rangka kerja) hingga mikro (proses secara detail) dari proses-proses yang terjadi dalam syarikat anda, semua data dan dokumen dicatat dengan detail.

Perlu mencatat setiap dari dokumen yang digunakan hingga nama dan nombor atau kod dokumen.

Perlu dinyatakan PIC (Person-in-charged) atau staff yang bertanggung jawab (tanda tangan) oleh pihak atau jabatan yang terlibat.

Juga perlu nyatakan aliran pergerakan dokumen. Informasi yang rahsia perlu dinyatakan. Perlu ada NDA (Non Disclosure Agreement) agar tidak berlaku kecurian maklumat, IP, menu, resepi, formula atau bahan-bahan rahsia organisasi.

4. Buat Carta Aliran Tugasan dan Proses

Data yang telah terkumpul perlu diterjemahkan dengan flowchart bagi memudahkan untuk setiap staff melihat hubungan antara proses dan hubungan antara jabatan.

Setiap aliran kerja akan dilukis dengan jelas siapa PIC yang bertanggung jawab, jabatan mana yang laksanakan, jenis dokumen yang yang diperlukan, dan juga masalah biasa yang terjadi didalam setiap proses serta masa yang diperuntukkan.

5. Perlu Review Flow Chart Setiap 3 bulan jika perlu

Flow Chart yang sudah disiapkan diperiksa ulang dengan cara membahagikan ke masing-masing jabatan untuk diperiksa atau cross-check untuk melihat kesesuaian.

Setelah anggota Task Force review, setiap staff juga perlu dipanggil untuk review bagi mengelakkan berlaku kepincangan kerja sebelum proses “SOP Simulation” , Mock-up atau latihan dilaksanakan.

6. SOP Simulation

Setelah proses perbaikan dan feedback telah selesai dilakukan, maka perlu dilakukan Simulation SOP.

Setiap jabatan perlu bergantung pada SOP baru dan cuba ikut proses didalam “rehearsal”.

Jika berlaku masalah dalam pelaksanaan ketika kondisi sebenarnya, maka SOP harus diperbaiki sebelum disetujui.

7. Penetapan SOP

Setelah siap review dan perlaksanaan simulation sebanyak 3-5 kali atau sehingga kemas, maka SOP yang telah siap diberikan nama Version 1.

Jika berlaku sebarang perubahan selepas Version 1 maka akan ada Version 1.1 atau seterusnya.

Setiap jabatan dan staff perlu ada salinan dan ini boleh diberikan melalui PDF format dan menjadi tanggung jawab staff untuk membaca dan memahami.

Dengan adanya SOP bukan bermakna tiada masalah atau tiada isu perjalanan proses namun ia memudahkan kita pulang ke pangkal jalan untuk melihat dan membetulkan.

SOP membantu mempercepatkan proses dan mudah membetulkan kesalahan insyaAllah. Jika anda memandu dengan Waze dan tanpa Waze bagi jalan yang anda tidak tahu secara analoginya.

Selamat mencuba, yang baik dari Allah dan yang buruk dari saya. Saya harap ada manfaat untuk semua.

Jika perlukan khidmat nasihat dan latihan atau coaching, insyAllah boleh hubungi saya di azad@taj.edu.my atau 013-3016666

Subscribe

Subscribe now to our newsletter

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*
*

CommentLuv badge