Bagaimana nak jadikan pasukan pekerja syarikat dapat berfungsi dengan mantap?
Itu soalan keramat yang sering menghantui para usahawan. Pergi tanya setiap kawan anda yang dah lama berniaga yang dan ada perkerja,
Apa cabaran paling besar dalam usaha memajukan perniagaan?
Besar kemungkinan anda akan dapat jawapan yang sama berulang. Iaitu, masalah nak menguruskan pekerja. Atau lebih tepat lagi, yang berkaitan dengan cara membentuk satu pasukan pekerja yang mampu berfungsi dengan baik.
Dari pengalaman lebih 20 tahun berniaga, saya dapati, pengurusan pekerja adalah perkara paling mencabar dalam usaha memajukan perniagaan.
Cabaran membentuk pasukan pekerja
Baru-baru ini saya dengar siaran radio BFM 89.9. Mereka berbincang pasal ‘business start-up’.
Dalam program itu, mereka jemput seorang usahawan yang baru mulakan perniagaannya dalam industri digital.
DJ tanya apa masalah paling besar yang dia hadapi sekarang dalam kekalutan menaikkan bisnesnya.
Usahawan tu pantas menjawab, 'masalah merekrut pekerja yang sesuai dalam usaha untuk membina satu kumpulan pekerja yang mantap'.
DJ yang memang dah lama kendalikan program temuramah usahawan start-up itu terus kata. Selama bertahun dia kendalikan program itu, hampir kesemua usahawan startup beritahu perkara yang sama.
Usahawan yang baru mula berniaga, dengan idea niaga yang baru, sudah tentu lebih pening kepala dalam urusan membentuk pasukan pekerja ni.
Idea niaga baru, bisnes baru nak up, masih dalam keadaan nak kejar supaya melepasi titik pulang modal, sudah tentu sentiasa dalam keadaan tertekan untuk terus kekal bernafas.
Kalau tak ada kerjasama yang mantap luar biasa sesama pekerja, memang hangus habis disertai banyak tenaga yang terbuang sia-sia.
Dalam semua buku nasihat niaga yang saya baca. Petua yang diberikan kepada usahawan yang baru nak mula bisnes adalah, berikan perhatian serius dalam memilih ahli kumpulan pekerja awalnya.
Kalau perkara ini berjaya dibuat dengan baik, lebih mudah untuk melayari cabaran perniagaan.
Tapi, jika awal-awal lagi tak ada kerjasama kumpulan, alamat taukeh akan alami mimpi ngeri sepanjang masa.
Cari pekerja yang sesuai dari awal
Point penting kat sini.
Sila ambil perhatian bab memilih pekerja. Pastikan anda jelas siapa dan bagaimana nak pilih pekerja.
Pilih betul-betul.
Tahu apa kriteria pekerja yang sesuai untuk syarikat anda.
Kriteria macam mana yang sesuai, bergantung pada budaya syarikat macam mana yang nak dibentuk.
Budaya bermaksud amalan biasa spontan dalam syarikat yang diamalkan oleh semua staff yang membentuk identiti syarikat anda.
Bila dah tentukan jenis budaya syarikat, jenis pekerja yang sesuai, baru mulakan pencarian dan rekrut.
Selesai merekrut, belum habis lagi.
Perlu berusaha untuk jadikan kumpulan pekerja itu berfungsi dengan baik pula.
Pening nak bentuk kumpulan mantap
Saya dah berniaga sejak 1998. Sampai sekarang masih terkial-kial dalam bab ini. Ada saja yang tak kena.
Dah banyak kali saya bentuk pasukan pekerja, banyak kali juga tak menjadi. Cuba buat pembersihan untuk bina kumpulan baru. Gagal lagi. Bersihkan lagi, bina lagi .. sampai sekarang masih cekal berusaha.
Semua proses itu banyak mengajar. Boleh dikatakan sekarang dah jelas bagaimana nak pilih ahli kumpulan yang boleh buat kerja.
Bab nak pilih ni rasanya agak mudah.
Saya yakin anda juga sangat jelas calon macam mana yang layak untuk diambil memenuhi keperluan kerja.
Namun begitu, jika pekerja yang diambil hanya berdasarkan samada boleh buat kerja atau tidak, anda masih belum selamat lagi.
Semua jadi sia-sia seandainya staff itu hanya pandai buat kerja tapi tak dapat berikan kerjasama bila bergerak secara satu kumpulan.
Setakat pandai buat kerja saja masih tak cukup. Setiap pekerja juga mesti pandai bekerja secara kumpulan.
www.hidupringkas.com
Pekerja pandai tapi Lone Renger, hanya fokus buat kerja dia saja dan tidak dapat faham bahawa itu hanya sebahagian saja dari tanggung jawab berorganisasi.
Kerja dia mungkin selesai. Tapi kerja kumpulan tak selesai. Membawa maksud, keseluruhan syarikat sebagai sebuah organisasi telah gagal.
Setiap waktu berurusan, mata pelanggan perhatikan staff yang melayannya. Tapi dalam kepala pelanggan itu, dia nampak syarikat, bukan staff tu.
Macam main bola sepak. Kalau anda main posisi penyerang, pandai kelecek macam Messi, pandai tendang dan sebagainya, tapi tak ngam dengan semua pemain lain, tak guna sesen pun. Itu bukan sukan sukaneka kelecek bola dalam guni, tapi sukan berpasukan.
Rumusan saya setakat ini, pemain yang hebat skill individunya, tapi tak boleh ngam dengan semua pemain lain, elok buang saja.
Baik cari yang average saja skillnya, tapi pandai jalinkan kerjasama kumpulan. Itu jauh lebih bagus.
Nak tahu tanda staff yang tak mampu berikan kerjasama kumpulan?
Mudah saja.
Dia jenis yang sangat pandai cari salah pekerja lain berdasarkan kefahaman sempitnya saja. Bukan berdasarkan kefahaman yang betul sebagai sebuah organisasi.
Dalam teori kewarganegaraan Greek, orang yang hanya fikirkan urusan dirinya saja tanpa ada organisasi dalam pertimbangan, dilabelkan sebagai ‘Warga Dungu’.
8 penghalangan dalam pasukan
Saya rujuk idea ini dalam panduan bisnes dari ‘Harvard Business Review’.
Untuk membentuk sebuah kumpulan pekerja yang berfungsi dengan baik, ini yang saya dapat.
#1. Tidak ada identiti kumpulan
Cukup seorang dua saja yang tak rasa dia ahli kumpulan, habis rosak kumpulan tersebut tak dapat berfungsi dengan baik.
Samada dia rasa terasing, rasa diri lebih bagus dari ahli lain atau lebih rendah dari semua orang. Semua itu jadi tanda bahawa tidak wujud satu identiti dalam kumpulan pekerja tersebut.
Bila seorang ahli tak buat kerjanya, semua anggap itu salah individu tersebut dan bukanlah masalah kumpulan. Mereka tak rasapun yang gagalnya adalah semua orang dalam satu kumpulan itu.
Ini selalu berlaku. Bila ada yang sering mengadu domba rakan kumpulannya kat belakang tak puas hati itu dan ini. Tapi tak buat apa-apa untuk cuba berusaha bantu kawan itu. Atau selesaikan masalah tersebut sebagai satu kumpulan.
#2. Kurang ambil bahagian
Paling jelas ada masalah ‘kurang ambil bahagian’ ni, bila buat perjumpaan akan pasti ada yang tak hadir. Ada saja alasan bertukar ganti.
Kalau semua hadir sebab diwajibkan. Akan ada yang tak berikan tumpuan dalam meeting. Main telefon. Menguap besar dan lansung tak ambil bahagian samada berikan idea atau bahas isu yang dibicarakan.
Bila berkumpul bukan untuk tujuan kerjapun. Seperti makan ramai-ramai semua staff, akan ada saja yang tak hadir.
Itu semua tanda kurang ambil bahagian wujud dalam kumpulan pekerja di syarikat anda.
#3. Lemah komunikasi
Dalam bab komunikasi ni, karakter seseorang sebenarnya tak penting selagi dia mampu jelaskan maksud dengan baik. Kalau karakter sangat baik sekalipun, lemah lembut, bersopan santun rajin dan sebagainya, tapi orang tak pernah faham apa yang dia cuba sampaikan, tak guna juga. Malah menyusahkan!.
Suka buat andaian juga adalah satu tanda kelemahan komunikasi. Bila sekali cakap, terus anggap semua orang faham. Tak semak dan tak periksa. Tak ambil tindakan follow up pulak tu!.
Kalau setiap kali ada masalah, ada yang akan kata, ‘aku ingatkan … bla bla bla ..’ elok semak proses komunikasi dalam syarikat anda segera.
#4. Kepimpinan tak cekap
Samada anda sendiri sebagai taukeh atau ketua kumpulan dalam jabatan yang lemah.
Semua yang saya sebutkan di atas tadi, jika berlaku, berkemungkinan adalah disebabkan kelemahan kepimpinan.
Contohnya bila ahli tak bagi idea sebab bosan asyik kena reject dan diperlekehkan selama ini. Lebih baik diam dan angguk saja kononnya setuju.
Ada juga organisasi yang begitu.
Bila bagus, ketua sapu semua pujian.
Bila tak bagus semua orang bawah dipersalahkan.
Itu tanda kelemahan kepimpinan yang sangat ketara.
Dan paling ketara, malah menyedihkan, yang sering berlaku pada usahawan, adalah bila ketua yang pulun jauh lebih teruk dari semua ahli kumpulan.
Dia paling ambil berat, paling bertanggung jawab. Sedangkan yang lain buat bodo saja. Itu bukan tanda ketua cemerlang. Tapi ketua yang malang!.
#5. Konflik yang menghancurkan
Ada konflik sesama ahli yang membina dalam kumpulan syarikat. Semua ahli berhadapan dan bertekak membahaskan pendapat masing-masing. Duduk bincang sampai dapat kata putus. Akhirnya saling bersetuju dan laksanakan keputusan.
Yang ditolak ideanya akur dan bantu realisasikan idea kawan yang dia tak setuju tadi. Bukannya berusaha untuk buktikan idea kawannya itu salah. Itu semua konflik yang sangat baik.
Konflik yang menghancurkan adalah bila apa saja perbezaan ditafsirkan secara negatif. Bawa ke dendam dan terus tak ngam dalam jangka masa yang sangat lama. Sampai cara pegang sudu pun boleh jadi isu besar .. itu amat mengerikan !
Konflik macam itu jika berterusan akan jadikan syarikat macam rumah berpuaka yang tunggu terbakar saja.
#6. Berlakunya ‘Groupthink’
Pernah dengar pasal groupthink ni tak?
Ia satu keadaan di mana semua bersetuju secara sebulat suara. Punyalah ngam semua orang antara satu sama lain sampai dapat baca isi hati masing-masing. Bila dalam perbincangan macam ada satu hembusan bayu yang membawa ke satu keputusan sebulat suara.
Sekalipun ada seorang dua dalam kumpulan tu sedar bahawa keputusan tu salah. Tapi demi nak jaga hati ahli kumpulan yang lain, dia bersetuju tanpa sedikitpun bersuara.
Contoh yang pernah berlaku dalam syarikat saya. Bila ada sebahagian dari ahli kumpulan pekerja buat kerja luar curi pelanggan syarikat, yang lain diam membisu dan tak salahkan atau tak tegurpun, malah lama-lama anggap itu ok dan mereka juga cari peluang buat yang sama.
Ada juga yang tahu, tak bersetuju dan tak turut sama buat macam tu. Tapi diamkan saja demi jaga hati kawan-kawan.
Kononnya aku garu belakang kamu, kamu garu belakang aku. Itu pernah berlaku dan saya yakin ada berlaku dalam syarikat anda juga. Itu satu contoh berlaku groupthink yang jahat.
Satu lagi tanda ketara adanya groupthink ni adalah bila meeting, mudah sangat buat keputusan tanpa ada perbahasan. Tambah lagi bila boss yang berikan idea. Idea tak cakap habis lagi semua staff dan angguk dan tepuk tangan tanda setuju. Berwaspadalah …
Lagi satu, bila ada seorang ahli janggal berbeza dari yang lain, bila bincang dia sorang saja yang suarakan perbezaan. Dia akhirnya dipulau dan tak ngam dengan semua sejak itu. Berwaspada juga bila jadi macam tu ..
#7. Lemah daya kreativiti
Apa saja masalah kena rujuk kepada boss sampai sekecil-kecil masalah pun tak boleh nak selesaikan. Jika tak ada panduan step by step habis semua kerja jem. Mampus jika semua ahli kumpulan macam tu.
Biasanya semua manusia ada keupayaan untuk jadi kreatif. Tapi budaya takut buat salah dan tak berani ambil tanggung jawab akan melemahkan cubaan untuk jadi kreatif.
Biasanya staff kreatif sorok kesalahan dan masalah mereka saja. Tapi tak kreatif selesaikan masalah syarikat atau masalah pelanggan. Ini selalu berlaku. Punyalah kreatif sampai boss tak sedar masalah tu berlaku.
Ini perlukan latihan, pemantauan dan usaha yang berterusan dalam menghasilkan kumpulan yang kreatif.
#8. Lemah buat keputusan
Kelemahan paling besar dalam membuat keputusan ini adalah tidak berupaya buat keputusan. Perbincangan atau masalah berulang-ulang tergantung. Tak boleh nak tutup sebab tak ada keputusan yang muktamad dibuat.
Atas kesedaran pentingnya perkara ini terutamanya sebagai ketua, sepanjang saya berniaga, saya ambil pendekatan untuk pastikan sentiasa buat satu keputusan.
Lantaklah salah atau betul tak penting. Yang pentingnya ada keputusan.
Bila dilaksanakan ternyata keputusan tu salah, tak payah nak rasa jatuh air muka. Mengaku saja.
Ubah dan betulkan balik serta belajar untuk keputusan dimasa depan.
Dari kesilapan keputusan demi kesilapan, akhirnya anda akan menuju kepada cekap buat keputusan.
Jadi jangan takut buat keputusan sekalipun salah.
Macam manapun, perlu ada satu mekanisme yang baik untuk proses buat keputusan. Boleh buat macam-macam cara ikut keadaan. Samada secara undi, secara bahas dan saling bersetuju, minta bantuan pakar atau lain-lain seumpamanya.
Dalam bab buat keputusan ni, disebabkan dah biasa tak akan biarkan apa saja berlalu tanpa keputusan, saya terbawa-bawa dalam kehidupan seharian.
Ada sekali tu kawan sedang memandu kereta di Sarawak. Saya disebelahnya. Sampai di satu simpang V, dia keliru dan tak pasti nak ambil simpang yang mana.
Dia tanya saya kiri atau kanan. Saya yang sedang leka layan whatsapp ketika itu terus jawab kanan.
Kawan saya pun ambil kanan dan teruskan perjalanan.
Dia kemudiannya tanya macam mana saya tahu kanan. Saya jawab saya tak tahu. Tapi untuk pastikan ada jawapan, maka saya hanya main jawab saja. Kalau betul baguslah. Kalau tak betul, nanti boleh patah balik.
Sejak itu kawan saya ambil pendekatan yang sama macam saya. Sentiasa ada keputusan.
Membentuk identiti satu pasukan
Sekarang kita tengok urusan untuk membentuk satu pasukan pula.
Penting untuk pastikan semua pekerja tahu apa peranan yang dia main dalam kumpulan kecil di mana dia bertugas.
Kemudian apa pula peranan kumpulan kecilnya itu untuk keseluruhan jabatan. Seterusnya dari peranan jabatan tersebut, membawa kepada keseluruhan syarikat.
Semua itu adalah gambaran terhadap kepentingan untuk pastikan adanya identiti kumpulan dalam syarikat anda.
Kepentingan satu identiti pasukan
Identiti kumpulan ni umpama diri anda sebagai seorang individu. Walaupun ada banyak anggota dari kepala turun ke kaki sampai ke seluruh organ dalaman yang ada, tapi hakikatnya, semua berfungsi untuk diri anda yang satu tu.
Bayangkan tangan kiri tak mahu ambil peduli dan anggap dia berbeza dari diri anda!. Tentu kacau jadinya!
Bayangkan dalam syarikat pula.
Kerani akaun tak ambil peduli masalah yang dihadapi oleh team sales. Bukannya dia nak tanya apa yang dia boleh buat untuk pastikan team sales lancar prestasi menjualnya.
Sebaliknya, apa yang team sales minta, dia ambil endah tak endah tak mahu kongsi maklumat.
Kerani akaun umpama tangan pada tubuh badan. Memang tak boleh bayangkan betapa bodohnya tangan yang tak mau berikan kerjasama pada anggota lain.
Tapi itulah yang sering berlaku dalam sebuah syarikat yang tidak ada satu identiti kumpulan.
Tanda pekerja tak ada identiti kumpulan
Saya kongsikan antara tanda-tanda yang boleh berlaku yang menunjukkan syarikat anda masih gagal mewujudkan satu identiti kumpulan.
1. Konflik pekerja vs Syarikat
Sentiasa wujud konflik antara matlamat syarikat dengan matlamat peribadi pekerja.
Contoh mudah adalah seperti pekerja yang lansung tak mahu buat over-time sebab dia punya prinsip hidup hanya mahu kerja 8 jam sahari sahaja untuk syarikat anda. Lepas tu dia ada urusan lain yang peribadi.
2. Kurang berikan komitmen
Apa saja kerja yang syarikat usahakan, para pekerja tidak bersungguh-sungguh berikan sumbangan mereka untuk menjayakannya. Semua buat sekadar melepaskan batok di tangga.
3. Tiada rasa tanggung jawab sesama staff
Macam saya berikan contoh atas tadi, kerani anggap hal akaun tak ada kena mengena dengan team sales dan begitulah sebaliknya. Malah duduk sebelah menyebelah dalam satu kenderaan kerjapun masing-masing ikut nafsu nafsi.
4. Kerjasama sangat rendah
Tak ada keputusan bersama, malah tak boleh nak duduk semeja bincang untuk buat keputusan. Kedekut nak kongsi maklumat, biarkan rakan kerja lain terkial-kial sendirian selesaikan halnya.
Semua di atas itu antara tanda mudah tengok yang menunjukkan tak ada satu identiti kumpulan dalam syarikat anda.
Dah tentu ada banyak lagi contoh lain kalau nak difikirkan. Tapi contoh di atas saya rasa dah sangat jelas memberikan gambaran dan kefahaman tentang apa itu satu identiti pasukan.
Satu identiti pasukan dapat menjadikan kumpulan pekerja di syarikat berikan komitmen yang bersungguh-sungguh.
Mereka sedar semua orang punya satu hala tuju dalam menjayakan usaha syarikat untuk maju ke depan.
Ringkasnya dengan adanya satu identiti kumpulan kerja semua urusan berikut di bawah menjadi mudah dan lancar dalam syarikat anda
- Saling bekerjasama
- Kongsikan maklumat
- Lebihkan usaha
- Buat keputusan bersama
- Matlamat syarikat seiring dengan matlamat peribadi
3 punca identiti kumpulan lemah
Ada 3 punca kenapa identiti kumpulan lemah. Lihat di bawah perkara tersebut.
1. Team baru up
Kalau anda baru saja kumpul satu kumpulan dan masing-masing saling tak kenal antara satu sama lain, memanglah tak akan ada terus satu identiti. Masing-masing bergerak slow macam kucing nak bertarung.
2. Masuk ahli baru
Ada masanya team yang ada dah baik. Tapi bila masuk saja seorang ahli baru, habis jadi kucar kacir. Walaupun yang baru hanya seorang!
3. Ahli kumpulan yang pelbagai
Dalam satu kumpulan tentu setiap ahli punya latar belakang dan pengalaman yang berbeza. Malah cara berfikir juga tak sama. Semua ini perlukan usaha untuk saling faham memahami kekuatan dan kelemahan setiap ahli.
Cara bentuk identiti pasukan
Mungkin dalam banyak-banyak perkara yang saya tulis dari awal sampai sekarang, ini adalah satu-satunya jawapan yang pembaca sedang cari.
Dah mengaku kepentingan wujudnya satu dentiti kumpulan dan memang sedang hadapi masalah yang sama.
Jadi .. macam nak selesaikan semua masalah tu?
Kalau anda nak jawapan yang ringkas, memang tak ada. Tips untuk selesaikan dengan pantas masalah ini juga memang tak ada. Melainkan anda ambil semua pekerja dari kalangan robot pintar.
Yang ada hanyalah cara panjang saja.
Iaitu bermula dengan berhati-hati nak masukkan ahli baru. Jangan main-main dengan temuduga dan belajar cara kenal pasti dan pilih ahli yang betul. Pergi belajar pada mereka yang pakar dalam bab ni.
Bila ahli baru masuk, jangan main lepas macam tu saja tanpa ada proses induksi untuk pecahkan kejanggalan masuk tempat baru.
Bayangkan kalau anda pergi makan kenduri sampai di depan rumah kenduri tu, tak ada siapa sambut. Anda tak nampak seorangpun yang kenal. Janggal macam tu kan?
Jadi, jangan buat pada pekerja yang baru masuk macam tu.
Tanam sampai hadam matlamat syarikat. Apa visi, misi, amalan dan segala tok nenek yang penting untuk syarikat biar semua terbawa sampai ke dalam mimpi.
Sering adakan projek berkumpulan.
Bermula dari yang mudah sampai kepada yang susah. Jangan hadkan kepada urusan kerja saja. Masukkan sekali projek ramai-ramai yang santai luar dari urusan kerja.
10 langkah membentuk identiti kumpulan
Saya dah kongsikan di atas tadi, 4 tanda untuk kenal pasti bahawa kumpulan pekerja anda tidak punya satu identiti pasukan.
Fokus kali ini adalah, pendekatan yang anda perlu ambil untuk atasi masalah tersebut di atas.
Bagaimana nak buat supaya setiap pekerja punya satu identiti yang sama sebagai sebuah pasukan dalam syarikat.
Anda tentu dah lalui dan tahu bahawa bab nak wujudkan satu pasukan mantap, bergerak sebagai satu kumpulan, punya satu identiti, di bawah satu bendera syarikat yang sama, adalah urusan yang paling susah.
Kalau anda rasa tak susah, mohon berhubung dengan saya. Tentu ada resepi rahsia. Mohon sangat, saya nak menuntut ilmunya dari anda. Itu ilmu yang sangat berharga sebab saya sampai sekarang masih terkial-kial untuk cuba buat.
Berikut di bawah, senari 10 pendekatan yang anda, sebagai ketua, perlu buat untuk kuatkan identiti pasukan.
Perkara yang sama juga perlu diturunkan ke bawah kepada sub-ketua yang berada di bawah anda.
Satu ketua saja dalam satu pasukan
Sebelum saya senaraikan 10 langkah tersebut, nak kongsikan dulu tentang maklum balas dari pembaca blog dalam artikel artikel yang saya tulis.
Dia kongsikan isu di mana ada dua kumpulan dalam satu syarikat yang sama. Setiap ketua punya pendekatan yang berbeza. Saya faham ketua yang dia maksudkan itu merupakan pengarah atau pemilik kepada syarikat.
Sepanjang saya berjumpa dengan rakan-rakan usahawan, bila wujud masalah ini, walaupun kecil kelihatan masalahnya, saya selalu cuba berikan tumpuan untuk selesaikan masalah itu terlebih dahulu sebelum berikan tumpuan pada isu nak mantapkan semua urusan lain seperti sales & marketing, operasi, kewangan dan lain-lain lagi.
Bagi saya itu masalah kepimpinan yang sangat serius.
Tak boleh wujud 2 kapten dalam satu kapal. Bebanan emosinya adalah terlalu berat untuk ditanggung lama-lama. Satu hari ia akan menjadi barah dan boleh membawa maut.
Tak boleh ada 2 ketua dalam satu syarikat. Kalau ada 2 pemilik dan pengarah, perlu saling bersetuju lantik salah seorang jadi ketua.
Cara saya selama ini adalah sentiasa pastikan hanya ada satu ketua saja dalam satu syarikat. Jika partner tak sama pendekatan, saya akan lepaskan semua urusan untuk dia ketuai tanpa gangguan.
Atau kalau nampak jelas dia merosakkan syarikat dengan caranya, saya akan pastikan dia keluar dari syarikat. Itu jalan akhir yang biasanya sangat menyakitkan tetapi terpaksa dilakukan jua. Tahan sajalah rasa sakit itu demi kebaikan untuk keesokkan harinya.
Itu cara saya yang anda boleh pertimbangkan.
Kita terus kepada tajuk asal artikel ini.
#1. Ulang sebut ‘matlamat bersama’
Ini kena selalu diulang sebut. Perlu dipamerkan sebagai peringatan secara jelas terang dan nyata supaya melekat tersemat dalam hati. Perlu nyatakan selalu bahawa setiap kerja yang setiap orang laksanakan sangat penting untuk keseluruhan syarikat.
Penting bukan hanya untuk diri setiap ahli sahaja supaya kekal ada kerja, malah penting juga untuk pasukan kecil yang setiap ahli menjadi anggotanya. Dan kepentingan itu berkait rapat membawa kepada keseluruhan organisasi.
Perlu juga ulang sebut bagaimana setiap kerja yang dilakukan oleh ahli berkait rapat antara satu sama lain sehingga matlamat keseluruhan organisasi tercapai.
#2. Beri galakan bekerjasama
Cari sebanyak mungkin peluang supaya ada projek jalinan kerjasama sesama ahli. Samada berkenaan urusan kerja mahupun urusan luar kerja seperti projek CSR umpamanya.
Nak bentuk kerjasama sampai ianya jadi mantap perlu latihan dan amalan yang berulang. Macam nak bentuk satu pasukan bolasepak. Bukan boleh main kutip pemain, buat satu pasukan. Kemudian masuk liga dan harap kerjasama berlaku secara automatik.
Aktiviti bersama samada kecil atau besar dapat bantu membina rasa punya satu identiti sesama ahli kumpulan.
#3. Rapatkan perhubungan sesama ahli
Adakan banyak program supaya setiap ahli dapat saling kenal mengenali hati budi masing-masing. Perangai masing-masing dan cara berfikir masing-masing.
Tak kenal maka tak cinta kata orang tua-tua.
Pastikan nasihat itu diikuti dan diterapkan dengan baik dalam syarikat. Ambil tahu perkembangan setiap ahli terutamanya dari segi urusan yang melibatkan kerjaya.
#4. Tanam rasa terdesak
Perlu tanam ‘sense of urgency’. Itu perkataan yang saya cuba terjemahkan dalam bahasa kita jadi ‘rasa terdesak’.
Perlu ada rasa terdesak untuk buat yang terbaik terhadap semua kerja yang setiap anggota syarikat laksanakan.
Ini boleh dilakukan dengan memberikan kefahaman apa kesan kerja yang mereka lakukan sekarang kepada syarikat keseluruhannya.
#5. Iktiraf perbezaan antara ahli
Perkara rumit yang paling banyak berlaku dalam sesebuah kumpulan adalah rasa tak selesa bila ada ahlinya tak sama kepala atau cara berfikir. Semua harap agar ahli dapat sekepala. Secara logiknya itu sangat sukar untuk berlaku.
Perlu ditekankan kepada semua pentingnya perbezaan cara berfikir. Penting sebab ia membantu wujudkan banyak sudut pandang berbeza terhadap satu-satu perkara.
Contohnya tafsiran kepuasan pelanggan yang tak sama antara dua ahli boleh digunakan untuk penambah baikan produk atau servis yang syarikat tawarkan agar lebih menyeluruh.
#6. Buat aktiviti setiap orang ambil bahagian
Perlu pastikan supaya setiap ahli dapat ambil bahagian dalam sebanyak mungkin urusan bisnes. Contohnya jika sales team pergi meeting dengan pelanggan, bawa bersama wakil operasi untuk melibatkan diri.
Jika syarikat nak gubah satu produk atau servis baru, libatkan semua ahli untuk memberikan input dan pendapat mereka.
Usaha menggalakkan penglibatan semua pekerja adalah satu usaha berterusan.
#7. Amal sikap ‘memilih’ pekerja
Sama macam orang yang mahu berjaya perlu sangat selektif dalam berkawan, memilih ahli pasukan dalam syarikat begitu juga.
Cari pekerja yang boleh berperanan dalam satu kumpulan. Jangan cari pekerja yang tak ada pengalaman dalam aktiviti berkumpulan.
Tak payah ambil pekerja jenis kera sumbang tak reti berkawan. Itu akan menyusahkan semua orang sekalipun dia sangat mahir dari segi teknikal.
#8. Satu padukan ahli baru
Perlu ada proses induksi kepada setiap ahli baru yang masuk berkerja. Buat secara teratur proses berkenalan. Bawa perkenalkan kepada setiap ahli lain dari semua jabatan supaya dia tak rasa terasing.
Paling penting untuk pantaskan rasa diterima masuk menjadi ahli dalam syarikat.
#9. Beri penghargaan pada skill ahli
Setiap kali ada ahli yang menggunakan skill nya yang tertentu yang membawa kepada kejayaan apa saja urusan, jangan kemut untuk berikan penghargaan secara terbuka. Ini akan memberikan semangat pada ahli dan rasa dihargai dengan sumbangannya.
Juga dapat berikan galakan pada ahli lain untuk turut sama menggunakan skill yang dia ada demi kepentingan bersama.
#10. Wujudkan satu simbol
Semua syarikat biasanya akan ada logo. Tapi ada yang segan-segan nak gunakan. Hanya cetakkan pada kad bisnes saja.
Perlu adakan t-shirt yang sama untuk pasukan. T-shirt formal untuk syarikat yang lengkap dengan logo dan moto. Kalau tak ada bajet untuk buat uniform, cuba buat topi syarikat yang lengkap dengan logo, jabatan dan moto.
Dua perkara penting yang syarikat perlu ada dalam membentuk simbol atau logo syarikat adalah, satunya logo itu sendiri. Keduanya adalah warna korporat. Jangan ada macam-macam warna sampai orang tak tahu mana satu warna syarikat.
Biasanya satu warna adalah lebih bagus. Seperti AirAsia dengan warna merahnya.
Kongsikan idea membina identiti pasukan
Begitulah lebih kurang idea bagaimana nak terapkan rasa punya satu identiti dalam pasukan pekerja syarikat anda.
Ianya adalah satu proses berterusan selagi anda masih kekal mahu berniaga dan membina syarikat yang ada sekarang. Ada yang saya dah buat dan ada yang perlu ditambah baik lagi.
Jika anda ada idea tambahan janganlah kedekut untuk kongsikan kat bawah ni ya. Boleh kongsikan di ruang komen.
Cara buat setiap orang ambil bahagian
Seterusnya saya kongsikan pula cara untuk pastikan setiap ahli pasukan di kalangan pekerja syarikat ambil bahagian.
Saya ada sebuah rumah berdekatan Bagan Lalang, Selangor. Rumah tu saya jadikan tempat singgahan hujung minggu kami sekeluarga.
Rumah yang orang tak duduk menetap biasanya perlu dibersihkan setiap kali pergi.
Ada masanya, kalau nak buat banyak kerja yang perlukan ketenangan, kat situlah saya pergi sendirian.
Setiap kali ke sana seorang diri, perkara pertama yang saya buat adalah capai batang penyapu, dan mula bersihkan seluruh kawasan depan.
Selepas itu masuk ke dalam rumah. Mula sapu satu bahagian demi satu bahagian dari dapur, bilik sehinggalah ke ruang tamu.
Lepas tu kalau ada masa lagi, pergi tengok sekeliling rumah pulak. Satu pokok ke satu pokok buah-buahan dan pokok renek yang ada sekeliling rumah. Belek keadaannya, potong mana yang rosak, buang mana yang tak elok dan bersihkan kawasan.
Kemudian kena bersihkan bilik air sikit. Buang najis cicak yang terkumpul. Bersihkan sinki dapur.
Habis tu, bersihkan kitchen top, buang debu supaya bersih. Dan akhirnya lap dan kemaskan semua meja, kerusi yang ada. Ada kalanya kena vacuum sudut dinding dan rak buku sebab banyak sarang lelabah.
Semua itu meletihkan tapi melekakan. Ambil masa yang agak lama sebab banyak kerja nak kena buat.
Itu yang berlaku jika saya ke sana seorang diri.
Semuanya jadi sangat berbeza jika saya pergi satu keluarga.
Sampai saja. Setiap anggota keluarga dikerahkan tenaga, mula ambil tugas masing-masing. Semua kerja yang saya perlu buat seorang tadi akan dilakukan secara berjemaah.
Kerja pembersihan sebenarnya jauh lebih lengkap dan terperinci. Dua kali ganda detail dari jika saya buat seorang diri.
Walaupun lebih sempurna, detail, masa yang diambil hanya 1/4 saja dari masa yang saya ambil jika buat seorang diri.
Itu menunjukkan semua orang hanya buat kerja sedikit saja pada bahagian masing-masing. Selesai semuanya, dah boleh melepak dan anak-anak mula layan aktiviti mereka.
Beza kerja sendiri dengan bina syarikat
Cerita kat atas tu saya kongsikan untuk berikan gambaran perkara sama dalam berniaga.
Macam itulah perumpamaan antara anda yang buat bisnes seorang diri, atau lebih tepat lagi kerja sendiri, berbanding dengan menjalankan bisnes secara membina pasukan pekerja.
Samada kerja sendiri atau bina syarikat, semua bahagian tugas yang perlu dilaksanakan adalah sama. Ada operasi, pemasaran, jualan, kewangan, akaun, sumber manusia, pentadbiran dan lain-lain lagi yang berkaitan dengan bisnes.
Jika anda buat sendiri, masa yang diperlukan untuk buat semua itu sudah tentu jauh lebih panjang. Kalau buat kesemuanyapun, sudah tentu sangat tak lengkap. Buat sekadar buat saja. Boleh jadi sekadar lepaskan batok di tangga.
Jika anda bina pasukan pekerja, semua urusan boleh dibahagikan kepada kumpulan yang berbeza. Masing-masing akan sempurnakan urusan dalam jabatan mereka secara lebih lengkap dan terperinci. Akan jadi jauh lebih baik, cekap dan paling penting lebih pantas.
Dengan andaian sebegitulah yang membuatkan saya berusaha bina kumpulan pekerja dalam syarikat yang saya ada. Saya abaikan saja kegusaran takut tak boleh nak sara setiap kepala yang ada dalam syarikat. Kegusaran yang sama dihadapi oleh ramai usahawan bila fikir nak ambil pekerja.
Jika semua laksanakan kerja masing-masing dengan baik, syarikat sudah pasti dapat menyara semua keperluan untuk hidup setiap anggota yang ada dalam syarikat anda.
Setiap orang wajib ambil bahagian
Syarikat akan berfungsi dengan baik seandainya setiap ahli berfungsi. Semua yang ada mengambil bahagian dalam berusaha melaksanakan tugasan mereka. Ketua perlu pantau setiap kumpulannya. Boss paling atas juga perlu pantau semua ketua yang ada dan berusaha lancarkan urusan komunikasi agar tiada yang tercicir.
Bayangkan jika ada ahli pasukan bersikap seperti kayu mati yang terapung dalam sungai. Lansung tak ambil bahagian. Ikut arus saja ke sana sini. Nasib baik jalan dan jika tak baik tersangkut celah batu. Tunggu arus deras sikit baru keluar dan jalan semula.
Saya pernah tulis pasal pekerja jenis kayu mati ni. Memang sangat menyakitkan hati. Bukan saja pada pemilik syarikat, malah semua orang dalam syarikat sakit hati bila ada yang lansung tak menyumbang, hanya sekadar menumpang usaha orang lain.
Kesan isu pekerja tak ambil bahagian
Jika anda faham apa yang saya cuba sampaikan kat atas tu, anda tentu akui sekarang bahawa kayu mati dalam syarikat perlu dibuang dan dihapuskan. Perlu digantikan dengan kayu hidup yang kuat bertahan dan memberikan kesan dalam mencorakkan keadaan sungai dan arusnya.
Macam mana nak kesan adanya kayu mati dalam syarikat anda?
Mudah saja nak kesan. Tengok setiap kerja yang dilaksanakan oleh setiap ahli. Kerja tak buat. Kerja tak lengkap sempurna dan sebagainya. Itu semua tanda kayu mati dah mula wujud.
Sebab itu setiap kali anda ambil pekerja, tugasan yang dia perlu laksanakan mesti jelas. Dia perlu tahu jangkaan syarikat terhadap dirinya dan bagaimana nak tentukan samada tugas terlaksana atau tidak. Biasanya syarikat akan jelaskan semua itu dalam job description.
Satu lagi cara nak kesan ada kayu mati adalah dengan perhatikan kehadiran. Kerja semua buat tapi selalu tak hadir juga adalah tanda pekerja sedang bertukat nak jadi kayu mati.
Bila dia tak hadir, dia terlepas dari tanggung jawab memerhati apa yang sedang berlaku untuk urusan penambah baikan. Terlepas juga peluang untuk berkomunikasi secara tidak formal untuk eratkan perhubungan sesama ahli lain. Terlepas juga pelung untuk berikan bantuan kepada ahli lain yang hadapi kesulitan dalam tugasan mereka.
Dengan hanya buat kerja tanpa berusaha berikan idea, tak ada usaha turunkan ilmu atau skill yang dia ada, tak ada usaha berikan kata semangat dan kata peransang, adalah tidak cukup untuk membina sebuah syarikat yang berfungsi dengan baik.
Hadirkan diri dalam semua perjumpaan dan urusan yang syarikat anjurkan adalah salah satu keperluan yang semua pekerja wajib faham kepentingannya. Bila hadir, perlu ada tenaga dan keceriaan. Jangan jasad saja ada, fikiran entah ke mana. Apatah lagi jika anda pamerkan muka masam lebih dari cuka dan mulut tak henti berdoa untuk segera tamatkan pertemuan.
Semua orang kat syarikat adalah ahli keluarga ke-2 dalam hidup kita.
Kenapa saya kata ahli keluarga ke-2. Sebab bila kerja, anda terpaksa habiskan 1/3 dari 24 jam yang ada setiap hari untuk urusan kerja. Jika anda rasa tempat kerja, bersama kawan sekerja adalah satu siksaan, elok segera cari kerja lain atau tak payah kerja lansung. Pergi duduk rumah saja. Lebih baik.
Kalau rasa sukar nak cari kerja di tempat lain, elok berusahalah. Buatlah apa saja agar anda suka syarikat tempat anda kerja beserta kesemua pekerja yang ada.
Langkah atasi masalah pekerja tak ambil bahagian
Apa yang anda boleh buat untuk selesaikan masalah pekerja tidak ada komitmen untuk ambil bahagian dan turut sama berikan sumbangan terhadap kesemua aktiviti syarikat?
Saya kongsikan beberapa langkah yang boleh dilakukan seperti berikut di bawah:
1. Buat peraturan pasukan
Pastikan anda jadikan ianya satu peraturan atau undang-undang dalam syarikat. Wajibkan agar semua pekerja patuh kepada peraturan berikut
- Wajib hadir bila dipanggil meeting
- Wajib sampai pada masa yang ditetapkan
- Wajib bersedia bila hadirkan diri dalam meeting
- Wajibkan semua kerja yang diberikan dilaksanakan dengan sempurna
Anda boleh buat berbagai cara untuk pastikan semua itu diketahui dan diikuti oleh setiap ahli pasukan. Contohnya boleh buat surat aku janji. Atau boleh lekatkan memo kat dinding pejabat. Atau boleh juga digariskan dalam perincian surat perlantikan jawatan.
Selalu ingatkan perkara tersebut pada semua pekerja dalam setiap perjumpaan. Tekankan bahawa sibuk bukanlah alasan untuk engkar. Cari jalan dan bincang dengan semua ahli pasukan untuk pastikan semua dapat patuhi kewajipan itu.
2. Bantu semua orang patuh peraturan
Dengan andaian semua yang kekal bekerja dalam syarkat setuju dengan peraturan tersebut, anda perlu pastikan jika ianya dilanggar, untuk siasat kenapa. Pertama sekali perlu lihat apa yang syarikat boleh buat supaya semua orang patuh.
Anda boleh masukkan juga peraturan dalam bersedia sebelum meeting seperti edarkan segala maklumat berkenaan meeting sehari awal sebelumnya. Masukkan maklumat di dalam edaran tugas atau perkara yang diperlukan dari setiap ahli.
Jika ada kerja yang tak terlaksana atau dilaksanakan dengan baik, siasat kenapa. Bukan untuk jatuhkan hukuman. tapi untuk cari ruang bagaimana syarikat dapat bantu agar ianya tidak berulang.
3. Sentiasa buat penilaian dan siasatan
Bila dah jadi satu peraturan dalam syarikat untuk sentiasa selesaikan kerja dengan baik. Untuk sentiasa sertai apa saja perjumlaan. Jika pertaturan itu dilanggar, janganlah dibiarkan begitu saja.
Buatlah siasatan. Panggil individu yang gagal patuhi untuk cari punca kenapa. Mungkin ada sesuatu yang perlu diubah. Mungkin pekerja tak ada kemahiran nak buat kerja yang ditugaskan. Atau mungkin pekerja ada masalah peribadi dan sebagainya.
Yang pentingnya, perlu siasat dan cari jalan supaya ianya tidak berulang.
Moga artikel ini bermanfaat untuk saya dan semua yang membacanya. Jika anda rasa artikel ini membosankan, sila share dengan kawan lain. manalah tahu kalau-kalau dia rasa tak bosan ..