5 Cadangan Bagi Pengurusan Syarikat Untuk Usahawan Pada Masa Covid-19

Melihat kepada keadaan semasa, dapat kita simpulkan bahawa perubahan proses perniagaan dan operasi syarikat bukan sahaja berubah untuk tempoh PKPB ini. Malah kemungkinan besar akan berlanjutan kerana tren pesakit di Malaysia hampir sama statistiknya dengan tren di Itali dengan corak kenaikan yang amat membimbangkan.

Namun sebagai pemilik syarikat atau usahawan, operasi perniagaan perlu dilaksanakan bagi mendapatkan aliran tunai serta kemapanan syarikat agar terus berjalan demi memberikan pendapatan kepada anda dan juga pekerja.

Oleh itu, saya cuba berikan sedikit cadangan yang mungkin boleh diambil pakai jika sesuai.

Selain itu, elok juga kita melakukan transformasti di dalam kelestarian perjalanan syarikat, bukan hanya kerana Covid-19 ini, tetapi juga kemungkinan perkara lain akan berlaku pada masa hadapan.

#1. Perubahan Perancangan Operasi Syarikat

Tatacara dan tataselia perjalanan operasi syarikat perlu diadaptasi mengikut keperluan semasa dengan perlunya operasi melalui Online baik dari segi perjumpaan, perbincangan, verifikasi proposal, kelulusan dokumen, kelulusan cuti, tuntutan kos perjalanan dan sebagainya.

Syarikat perlu mengukuhkan atau mewujudkan Sistem Online dengan menggunakan pelbagai teknologi sedia ada di aplikasi telefon dan komputer. Banyak ada secara percuma dan anda perlu wajibkan pekerja muat turun aplikasi berkenaan serta latihan untuk menggunakannya perlu diperjelaskan.

Mulakan dengan Online Meeting dan adaptasi ini mungkin akan nengambil masa berberapa hari dan insyaAllah anda akan dapat menyesuaikan diri dengan cepat.

#2. Wujudkan Sistem Pembayaran Online

Anda boleh hubungi bank anda dan juga pelbagai syarikat yang melaksanakan konsep seperti E-Wallet.

Sekarang ada pelbagai aplikasi dan sistem yang boleh anda sediakan agar segala pembayaran kepada anda dari klien serta juga pembayaran anda kepada pembekal dapat dilakukan dengan menggunakan bayaran secara talian.

#3. Latih Pekerja Work-From-Home

Secara logik, pekerja perlukan Internet dan Komputer untuk melaksanakan kerja dan operasi syarikat. Kalau mereka berada dipejabat pun, mereka akan berada di workspace atau cubicle mereka dan berdepan dengan komputer.

Cuma kali ini, mereka berada di rumah. Saya masih ingat pada tahun 2003-2005 di mana saya sering berada di Benoi Sector Singapura dan Rayong di Thailand bagi perlaksanaan kerja untuk jenama Chevrolet.

Perbincangan masih berlangsung secara tele-conference dan repot dilaksanakan menggunakan laptop dan Nokia Communicator (Tidak banyak telefon yang boleh menghantar email pada masa itu dan Blackberry belum lagi masuk di Malaysia pada tahun tu).

Segala report dan perbincangan dapat dilaksanakan dengan kemas dan teratur melalui talian.

#4. Susun dan kemas SOP syarikat

Sediakan proses operasi syarikat yang jelas serta format dokumen dan laporan ikut unit dan jabatan

Bagi syarikat yang sudah mempunyai ISO, adalah lebih mudah kerana setiap proses dan dokumen diberikan tanda dan nombor rujukan.

Namun bagi kebanyakan syarikat yang tidak ada ISO, anda jarang ada nombor dokumen mengikut setiap operasi unit dan jabatan.

Jadi apa yang perlu ialah, anda wajib duduk dan berbincang dengan setiap ketua jabatan dan laksanakan nombor dokumen mengikut operasi.

Ini bukan sahaja dapat berikan manfaat ketika isu Covid-19 tetapi juga baik untuk anda laksanakan SOP selepas isu ini berakhir insyAllah.

#5. Tangani soalan lazim

Sediakan FAQs dan skrip jawapan bagi segala soalan klien melalui facebook dan media sosial

Dengan adanya Soalan Lazim atau FAQs (Frequently Asked Questions), ini memudahkan pihak Customer Service atau Jabatan Pemasaran kerana anda sudah ada FAQs yang anda “link” dengan pihak Facebook atau mana-mana Media Sosial lain bagi membalas segala persoalan.

Saya rasa 5 Cadangan ini mungkin masih terlalu ringkas atau cetek buat usahawan.

Namun saya tidak ingin berikan satu senarai panjang bagi penulisan kali ini. Cukup sekadar untuk berikan gerak mula agar anda, para usahawan untuk bertindak.

Apa yang baik itu dari Allah dan yang tidak baik itu dari saya.

Sekiranya ada sebarang keperluan untuk perlaksanaan SOP dan Business Transformasi, saya boleh dihubungi pada azadjasmi@yahoo.com

Sebagai bonus, berikut adalah Excel bagi membantu anda pantau perjalanan pejabat dan operasi setiap jam. Jadi mudah sedikit insyAllah jika jadual kerja mengikut slot. Boleh download dari file bawah ni ..

Artikel di atas merupakan sumbangan En Azad Jasmi yang merupakan seorang usahawan, biz coach dan penceramah. Anda boleh hubungi beliau di azadjasmi@yahoo.com