Saya ingin berkongsi berberapa elemen yang sering diambil ringan atau kadang kala langsung tidak dipandang oleh para usahawan baru.
Terdapat juga usahawan lama yang sudah 10-20 tahun berniaga tetapi masih tidak tahu, atau tidak mengambil berat perihal ini.
Saya terpanggil untuk menulis sedikit perkara ini bagi membantu para usahawan, setelah menjalankan sesi-sesi Business Transformsi, Due Dilligence dan Coaching.
Dari input inilah saya cuba kongsi agar saya sendiri serta para pembaca mendapat manfaat, InsyAllah.
1. Dokumen di Company Secretary
Ramai yang “excited” dan “eager” untuk wujudkan syarikat.
Mereka tidak mengambil tahu fungsi dokumen dan hanya menandatangi semua dokumen tanpa usul periksa klausa dan ter-makan dengan kata-kata “Ini benda biasa, sign saja”.
Ada yang 100% percaya dengan “Funder” samada Private Funder, Venture Capitalist, banks, agensi, NGO dan sebagainya. Usahawan seronok fikirkan duit tanpa fikirkan terma dan syarat.
2. Partnership Agreement atau JV Agreement
Usahawan melihat perkara ini tidak penting kerana meraka kata,
“Kami dah lama kawan”,
“Saya kenal dia”,
“Syarikat besar takkan nak tipu kita” dan sebagainya.
Perniagaan tidak libatkan hal emosi – Kawan, saudara, NGO, syarikat besar atau sesiapa sahaja.
Perlu jelaskan skop tugas di dalam Partnership Agreement atau Joint Venture Agreement.
“Deliverables” dan Skop serta Bidang Tugas dan Tanggungjawab perlu diperhalusi agar tidak berlaku sebarang isu pada masa akan datang.
Usah ada “perjanjian mulut” tetapi segalanya perlu didokumentasikan.
3. Deskripsi Tugas dan Ruang Lingkup Tanggungjawab Pengarah
Ramai ingat menubuhkan syarikat hanya perlukan produk dan modal kewangan namun kebanyakan isu timbul bila masing-masing tidak ada pencerahan tentang bidang tugas sebenar.
Tugas ini bukanlah tugasan harian tetapi tugasan bagi membantu membangunkan business.
Perlu ada terjemahan yang khusus dari segi bidang kepakaran Pengarah Syarikat dan “Contribution” dan “Forte” setiap pengarah agar syarikat utuh dan kukuh
4. Deskripsi Tugas Jabatan dan Staf
Deskripsi Tugasan Jabatan dan Staf tidak akan berlaku secara automatik dengan wujudnya Carta Organisasi.
Carta Organisasi hanyalah rangka tetapi intipati tugasan dan kelestarian tugas yang didokong perlu diperkemaskinikan dengan mantap.
Surat Tawaran kepada staf hanyalah formaliti yang tidak detail. Jadi Deskripsi Tugas berdasarkan proses kerja dan ekosistem syarikat harus bergerak seiring.
5. Pemilik Ingin Jadi CE0 (Chief Everything Officer)
Tuhan berikan kita skil dan kepandaian terhad dan tugas pemilik sebagai founder dan Leader perlu bijak mencari staf yang berkebolehan untuk bangunkan syarikat.
Usah menjadi Chief Everything Officer.
Lihat kepada skop tugas dan pecahkan tugas mengikut parameter fungsi unit, jabatan atau aliran proses operasi.
6. Pelan Perniagaan Hanya Di Buat Untuk Pohon Pinjaman
Pelan Perniagaan yang dibuat hanyalah untuk memohon pinjaman sahaja dan bukan dibuat untuk bangunkan syarikat.
Pemilik harus “brainstorm” dan berbincang “Trajectory” pelan perniagaan untuk 3 bulan, 6 bulan, 9 bulan dan 12 bulan.
Perlu dilaksanakan “Review” setiap 3 bulan dan perancangan ini perlu dilaksanakan dengan tujuan membangunkan syarikat.
Isu ini dimantapkan dengan mengambil kira “Ekologi” perniagaan dan “Stakeholders” di dalam ekologi perniagaan yakni vendor, “supplier”, pasaran samada B2C, B2B atau B2G untuk lokal atau antarabangsa kerana prospek berbeza akan menentukan strategi berbeza.
7. “I Want To Manage A Company”
Pemilik sebenarnya perlu “Manage The People” dan “The People Will Manage The Company”.
Namun pemilik dan usahawan merasakan mereka ingin “Manage The Company” dan dengan itu pembangunan sumber manusia dan proses membangunakan “warga” syarikat tidak diambil kira.
Usahawan berpendapat mereka boleh buat semua dan mereka ego dengan kata-kata “Aku founder”, “aku yang bina syarikat ini” dan “Aku tahu dari mula lagi.”
Sebenarnya kita sebagai pemilik perlu letakkan ego di tepi. Usah sering berkata “I have been doing the business for 5 year or 20 years and I know everything about this company.”
Tuhan berikan manusia kelemahan. Adakala pelajar “Intern” yang dihantar untuk menegur kita dan mempunyai pandangan yang lebih baik.
Ambil sikap mendengar dan usah tanamkan sikap bangga diri dan ego.
Kekuatan syarikat ialah sekuat kukuhnya kekuatan staf dan jika tiada staf maka syarikat tidak dapat berfungsi dengan baik.
Saya harap sedikit perkongsian ini dapat berikan maklumat.
Yang baik dari Allah dan buruk dari saya.
Jika ada yang perlukan sebarang sesi Business Transformation atau Proses Membangunan Proses Perniagaan dan Business Health Diagnose, insyAllah saya boleh dihubungi pada email azadjasmi@yahoo.com
Artikel di atas adalah sumbangan En Azad Jasmi.
