Tips urus tadbir perniagaan untuk usahawan kecil

Lama sebelum ini, saya ada tulis berkenaan perlunya usahawan adakan pejabat untuk kerja urus tadbir perniagaan mereka.

Usahawan yang ada hasrat nak jayakan perniagaannya menjadi lebih baik dan membesar perlu ambil perhatian berkenaan keperluan mengadakan pejabat atau mungkin lebih sesuai dipanggil ruang kerja.

Saya dah sebut kegunaan pejabat sebelum ini. Tujuan pejabat untuk usahawan adalah untuk mengurus, mentadbir dan membuat kerja-kerja perkeranian yang berkaitan dengan aktiviti perniagaan.

Mungkin ada yang rasa pelik dan ambil remeh terhadap perkara ini. Malah ramai sangat usahawan memang tak ada langsung pejabat walaupun mereka telah berniaga bertahun-tahun.

Cuba pergi tanya para peniaga pasar malam atau yang buka meja jual air atau makanan tepi jalan, ‘ada tak pejabat khas untuk buat kerja berkaitan perniagaan mereka?’ berkemungkinan orang akan tertawakan anda yang bertanya soalan itu.

Keperluan minimum urus tadbir perniagaan

Apakah keperluan minuman yang perlu ada dalam ruang kerja anda untuk semua urusan urus tadbir perniagaan anda.

Saya andaikan anda mula jalankan perniagaan secara kecil-kecilan secara one man show. Walaupun seorang diri berniaga tak ada pekerja atau pembantu, anda perlu berusaha untuk adakan juga satu ruang yang boleh dinamakan pejabat.

Mustahil anda yang berniaga tak punya rumah. Tak kisah samada rumah sewa atau rumah sendiri ataupun tumpang rumah ibubapa. Buatlah satu ruang untuk anda panggil sebagai pejabat.

Apa yang anda perlukan hanyalah:

1. Sebuah meja tulis dan sebuah kerusi – Tak kisah samada besar atau kecil. Asalkan anda boleh duduk di kerusi dan buat kerja perkeranian di meja tersebut.
2. Tempat simpan file – Samada rak, atau kotak berdiri yang boleh disusun file padanya.
3. Rak bertingkat atas meja – Paling lengkap cuba adakan rak bertingkat 6 bahagian untuk diisi dengan perkara berikut:
   1. Masuk – untuk dokumen atau maklumat yang baru masuk
   2. Keluar – Untuk dokumen atau maklumat yang nak dihantar keluar
   3. Perbelanjaan – Untuk resit dan segala maklumat berkenaan perbelanjaan kewangan
   4. Dalam proses – Untuk dokumen atau maklumat yang sedang dalam proses disemak untuk diselesaikan
   5. Filing – Untuk dokumen atau maklumat yang perlu dimasukkan ke dalam simpanan file
   6. Bacaan – Dokumen maklumat yang mahu dibaca

Kalau ruang kerja itu ada pintu yang boleh ditutup supaya orang tak ganggu adalah lebih baik. Kalau tak boleh, perlu pastikan ruang itu tersorok dan jauh dari gangguan.

Guna pejabat untuk urus tadbir perniagaan

Bila anda dah sediakan apa yang saya senaraikan kat atas itu, secara semula jadi semangat anda akan datang membara untuk mula buat kerja. Daya tumpuan akan mula meningkat dan fikiran mula terarah untuk menguruskan perjalanan membina perniagaan anda naik ke atas.

Penting untuk pastikan pejabat itu digunakan untuk semua tujuan yang saya sebutkan tadi. Kalau sediakan semua ruang pejabat macam kat atas tu dan hanya sekali dalam setahun duduk kat atas kerusi pejabat tu, tak guna juga.

Ada 3 sebab anda perlukan pejabat:

1. Untuk buat kerja tanpa diganggu
2. Untuk merancang dan semak semua pelan tindakan
3.  Untuk susun dan kemas semua maklumat perniagaan

Diari penting dalam urus tadbir perniagaan

Satu lagi perkara penting yang perlu anda sediakan adalah sebuah diari. Kalau nak guna buku nota kecil pun boleh juga. Tapi saya lebih galakkan anda adakan diari samada buku diari macam biasa tu, ataupun gunakan telefon pintar anda. Perlu ada kalendar.

Bila duduk kat pejabat kerja anda itu, buka diari dan mula merancang semua pelan tindakan yang anda perlu buat bagi membina perniagaan anda.

Guna diari untuk blok masa yang wajib diperuntukkan untuk membuat perancangan dan menyemak status kedudukan semua pelan perancangan dan tindakan anda. Ada 24 jam sehari, anda hanya perlu pilih satu sahaja dari 24 jam yang ada untuk buat kerja muhasabah perniagaan anda.

Bergantung pada perniagaan yang dijalankan, masa terbaik untuk duduk merancang dan menyemak perniagaan anda kat pejabat tu adalah diwaktu pagi. Kalau tak boleh pagi, waktu malam. Yang pentingnya tak ada orang kacau anda ketika itu.

Paling lekeh, 45 minit mesti disediakan setiap hari untuk buat kesemua kerja urustadbir, perancangan dan pelan tindakan bagi membina perniagaan yang anda sedang jalankan. Ada banyak kerja yang anda perlu buat sebenarnya dari segi urustadbir perniagaan.

Antaranya adalah kira duit keluar dan masuk. Kira untung dan rugi dan buat pelan perancangan untuk hari yang seterusnya. Kalau tak ada pejabat ringkas yang saya suruh kat atas itu, potensi untuk anda tak buat semua perkiraan untung rugi dan atur strategi tindakan selanjutnya adalah amat tinggi.

Sediakan pelan tindakan induk

Jika anda baru nak mula buat kerja membina perniagaan secara sistematik dan mula menggunakan pejabat ringkas yang saya cadangkan kat atas tu, perkara pertama yang anda perlu buat bila duduk kat pejabat itu adalah membuat satu senarai pelan tindakan induk perniagaan anda.

Dalam pelan tindakan induk itu mestilah merangkumi perkara berikut,

• Pengurusan dan pembinaan diri melalui tabiat yang baik – fokus kepada penjagaan kesihatan, tingkatkan pengetahuan dan bina jaringan kenalan dan sokongan
• Pengurusan kewangan – Buat catitan duit keluar dan masuk, kira titik pulang modal, tentukan untung dan rugi, fikir bagaimana nak tingkatkan untung kemudian bagaimana nak tingkatkan jualan.
• Pengurusan sumber manusia – rancang kerja-kerja yang boleh diserahkan pada orang lain dan kenal pasti keperluan pekerja dan bila diperlukan. Fokus kepada pembinaan satu kumpulan yang mantap dalam perniagaan anda.
• Pengurusan pemasaran dan jualan – rancang strategi pemasaran dan jualan yang konsisten yang berkesan. Fokus kepada pemasaran dan sistem jualan yang paling berkesan.

Mana nak mula urus tadbir perniagaan

Bagi yang tak biasa kerja merancang, duduk dengan pen dan kertas serta buku nota kat depan  memang akan rasa kekok pada awalnya.

Isu paling besar adalah tak tahu kat mana nak mula.

Untuk membantu anda bergerak secara mudah, saya cadangkan anda jawab soalan kat mana anda sekarang berdasarkan 4 pelan induk kat atas tadi. Tabiat, kewangan, sumber manusia, jualan dan pemasaran.

Apa status kesemua tersebut dan bagaimana anda boleh sampai kat situ?

Bila dah jelas kat mana anda berada sekarang, fikirkan pulak ke mana anda nak pergi. Atau lebih tepat lagi, apa yang anda nak capai katakan dalam tempoh 5 tahun dari sekarang. Fikirkan satu persatu, tabiat, kewangan, sumber manusia, pemasaran dan jualan.

Bla dah jelas nak pergi mana, mula fikirkan apa yang anda boleh buat sekarang untuk sampai ke situ. Maka dengan itu bermulalah kerja-kerja merancang dan membina perniagaan anda sedkit demi sedikit.

Pastikan ia menjadi aktiviti rutin anda bermula dari sekarang.

Jika anda mampu buat semua yang saya sebutkan itu secara konsisten, hanya dalam setahun pertama sahaja, status perkembangan perniagaan anda akan mencanak luar biasa.

Cubalah !